Cómo hacer un reporte de PR en 4 pasos

Lunes, Marzo 31, 2014

Los que ya llevamos años trabajando en Relaciones Públicas, hemos ido aprendiendo con el tiempo y la experiencia, que el reporte es una oportunidad y no un simple documento en el cuál listamos las actividades que realizamos en un periodo de tiempo determinado.

En el mundo de las agencias de PR, la elaboración de reportes se ha convertido en una de esas problemáticas grandes a la hora de presentar resultados a los clientes. Todo comienza en el momento de dejar los puntos claros con el cliente, ya que la mayoría de veces no se fijan claramente cuales son los objetivos del proyecto, del lanzamiento o plan de PR y menos la forma cómo quieren recibir los reportes y qué es lo que quieren que se mida o se evalué en estos informes.

Por lo cual, para todo aquel que esté trabajando en este apasionante mundo de las comunicaciones y las relaciones públicas, dejo a su consideración, estos pasos para realizar un reporte que le genere valor al cliente, y que le de la oportunidad a la agencia de presentar de una manera ordenada, clara y concisa el alcance de las actividades realizadas durante el periodo trabajado.

1. Fijar los objetivos del plan o actividad de PR. Este primer paso puede sonar obvio, pero es el primordial para todo buen reporte o informe. Sin unos objetivos establecidos es imposible medir o evaluar la calidad de la gestión y el alcance de las actividades realizadas.

2. Escuchar y entender a su cliente. Es claro que toda agencia tiene establecido unos formato y una metodología para presentar sus informes y la gestión de sus resultados, pero no se nos debe olvidar nunca, que el reporte es para el cliente y no para la agencia, por lo cual debemos entender cómo, cuándo, qué y el formato en que el cliente quiere recibir los informes.

3. Delinear los resultados con los objetivos del negocio. Este es tal vez, el paso más estratégico de todos, ya que toda actividad contratada por un cliente tiene el fin de cumplir con una meta o un objetivo establecido, así que al presentar un reporte, siempre haga la tarea de alinear esos resultados con los objetivos de su cliente, y le puedo asegurar que esto le permitirá presentar de una mejor manera esos resultados que tanto le costaron lograr.

4. Compararse con el entorno y medirse con la competencia. Este paso es clave, y lo digo por experiencia. Cuando uno solo mide la gestión de su cliente, no está entendiendo qué está sucediendo en el entorno y todos los resultados que se van a presentar serán positivos, y esto no es ni cierto, ni verídico. Por lo cual es aconsejable siempre estar midiendo la gestión realizada con la competencia para estar evaluando permanentemente la estrategia y los resultados alcanzados.

Finalmente me queda por escribir una frase que me gusta mucho y es: menos es más. Cierro con esto porque creo firmemente que un reporte solo debe tener la información puntual y necesaria, ya que el día a día es el que habla por uno. Así que no pierda nunca, mes a mes la oportunidad de presentar un buen reporte.

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